Einleitung – Was bringt mir dieses Modul?
Das Modul Check-Out hilft dir dabei, den Abreiseprozess zu digitalisieren und Zahlungen direkt in der Guestnet-Plattform zu ermöglichen. Gäste können ihre Rechnung eigenständig einsehen und begleichen – für ein modernes, kontaktloses Erlebnis.
Funktionsübersicht
Diese Funktionen stehen dir im Modul Check-out zur Verfügung:
Digitale Bezahlung direkt in Guestnet
Optionaler vollständiger Check-Out bei PMS ASA & CASABLANCA
Automatisierte Check-Out-E-Mail an Gäste
Individuelle Konfiguration pro Zimmer
Trinkgeldfunktion bei Bezahlung
Integration mit Zahlungsdienst und PMS
So richtest du das Modul Check-out ein
Freischaltung anfordern:
Sende eine kurze E-Mail an 📩 [email protected], um die Funktionen „Check-out“ und „Zahlung“ freizuschalten.
Einstellungen im Backend vornehmen:
Navigiere zu Mein Aufenthalt > Einstellungen > Self-Checkout und definiere:Modus: Deaktiviert, Nur Bezahlung oder Vollständiger Check-Out
Zeitpunkt: Am Abreisetag oder am Vortag der Abreise
Uhrzeit: Definieren Sie, ab wann der Check-Out möglich sein soll
Trinkgeld aktivieren:
In ASA:
Systemkonfiguration > Betrieb > Abrechnung > Extra für Trinkgeld: TRINKGELD Trinkgeld
Systemkonfiguration > Betrieb > Kommunikation > Import Konsumationsbuchung: TRINKGELD Trinkgeld
In Protel Air:
Stammdaten > Finanzen > Artikel
Lege einen neuen Artikel mit der Bezeichnung Trinkgeld oder einem ähnlichen Namen an
Stelle sicher, dass dieser Artikel korrekt buchbar ist und der gewünschten Leistungsart zugeordnet wird
Im Guestnet-Backend:
Unter Einstellungen > Marketplace > PMS die Verbindung bearbeiten und die entsprechende ID hinterlegen.
Screenshot aus ASA:
Trinkgeld-Option aktivieren
Zimmerabhängige Freigabe:
Unter Aktueller Aufenthalt kannst du den Self-Checkout gezielt pro Zimmer aktivieren oder deaktivieren.
Automatische E-Mail aktivieren:
Aktiviere die Funktion Automatische Self-Check-Out-Mail versenden, um Gästen automatisch den Zugang zu ermöglichen.
Ablauf
Der Gast öffnet den Check-out in Guestnet.
Alle offenen Posten werden automatisch zu einer Rechnung zusammengefasst.
Die Rechnung wird direkt im System bezahlt.
Nach der Zahlung bekommt der Gast sofort eine Bestätigung in Guestnet und zusätzlich eine Zahlungsbestätigung per Mail.
Auch du erhältst eine Zahlungsbestätigung.
In ASA wird der Kassenbeleg automatisch gedruckt.
Sobald der Gast auscheckt, wird auch das Zimmer automatisch ausgecheckt.
Erneute Zahlung bei neuen offenen Posten
Nach erfolgreicher Zahlung wird die Rechnung abgeschlossen. Sollten danach erneut offene Posten entstehen, z. B. durch eine weitere Bestellung, kann der Gast diese ebenfalls über Guestnet bezahlen.
Je nach PMS wird dies unterschiedlich verarbeitet:
ASA: Es wird automatisch eine zusätzliche Rechnung für die neuen offenen Posten erstellt.
Booking Experts: Die Rechnung muss im PMS manuell aktualisiert werden, damit die neuen offenen Posten korrekt übernommen werden können.
Von Guestnet-Seite aus ist die erneute Bezahlung offener Posten grundsätzlich möglich, sobald neue offene Posten vorhanden sind.
Wichtig: Die erneute Bezahlung funktioniert nur, wenn tatsächlich neue offene Posten vorhanden sind. Falls die Rechnung nicht automatisch wieder geöffnet wird, kann dies über den entsprechenden Toggle im Backend manuell angestoßen werden.
Video zur Zahlung
Video zum Check-Out
FAQ
Muss der Gast angemeldet sein, um das Modul zu nutzen?
Muss der Gast angemeldet sein, um das Modul zu nutzen?
Nein, der Gast erhält eine E-Mail mit direktem Link zur Self-Checkout-Funktion.
Funktioniert der vollständige Check-Out mit jedem PMS?
Funktioniert der vollständige Check-Out mit jedem PMS?
Der vollständige digitale Check-Out ist aktuell nur mit PMS ASA & CASABLANCA möglich. Die Zahlungsanzeige funktioniert bei allen PMS-Systemen mit Rechnungsschnittstelle.
Wie wird Trinkgeld verarbeitet?
Wie wird Trinkgeld verarbeitet?
Das Trinkgeld wird zur Rechnungssumme addiert und automatisch im PMS ASA hinterlegt.
Wird die Zahlung im System dokumentiert?
Wird die Zahlung im System dokumentiert?
Ja, nach erfolgreicher Zahlung wird:
eine Bestätigung versendet
der Rechnungsstatus auf „Bezahlt“ gesetzt
die Bezahloption für den Gast deaktiviert
Welche Zahlungsanbieter können für das Modul angebunden werden?
Welche Zahlungsanbieter können für das Modul angebunden werden?
Für dieses Modul können im Moment die Zahlungsanbieter Hobex und Mollie angebunden werden.
Kann der Gast die Abreisezeit wählen?
Kann der Gast die Abreisezeit wählen?
Ja, wenn der vollständige Check-Out aktiviert ist, kann der Gast wählen:
Jetzt
Später (heute) – mit Uhrzeitangabe
Morgen – mit Uhrzeitangabe
Warum erscheint die Meldung „Die Zahlung wurde durchgeführt, konnte jedoch noch nicht verarbeitet werden“?
Warum erscheint die Meldung „Die Zahlung wurde durchgeführt, konnte jedoch noch nicht verarbeitet werden“?
Diese Meldung erscheint in der Gästeansicht, wenn eine Zahlung nicht korrekt abgeschlossen oder abgebrochen wurde.
In diesem Fall prüft das System für 15 Minuten, ob eine Zahlung eingeht.
Wenn nach dieser Zeit keine Zahlung registriert wird, wird die Zahlungsfunktion nach einem erneuten Seiten-Refresh wieder freigeschaltet.
Support
Das Modul Check-out kann als Erweiterung des Moduls Mein Aufenthalt erworben werden.
Unser Customer Success Team berät dich gerne, wie du das Modul optimal einsetzen kannst:
📩 [email protected]