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Self-Checkout

Kontaktloser Self-Checkout für deine Gäste

Verfasst von Sophie Notdurfter

Einleitung – Was bringt mir dieses Modul?

Das Modul Self-Checkout hilft dir dabei, den Abreiseprozess zu digitalisieren und Zahlungen direkt in der Guestnet-Plattform zu ermöglichen. Gäste können ihre Rechnung eigenständig einsehen und begleichen – für ein modernes, kontaktloses Erlebnis.

Funktionsübersicht

Diese Funktionen stehen dir im Modul Self-Checkout zur Verfügung:

  • Digitale Bezahlung direkt in Guestnet

  • Optionaler vollständiger Self-Checkout

  • Automatisierte Checkout-E-Mail an Gäste

  • Individuelle Konfiguration pro Zimmer

  • Trinkgeldfunktion bei Bezahlung

  • Integration mit Zahlungsdienst und PMS

So richtest du das Modul Self-Checkout ein

  1. Navigiere zu Journey > Self-Checkout:


    Ablauf

    Im Bereich Ablauf legst du fest, was der Gast selbst erledigen darf und ab wann:
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    • Self-Checkout: Wähle hier den Umfang aus, den der Gast selbst erledigen darf:
      - „Vollständiger Checkout" (Gast wird aus dem PMS ausgecheckt)
      - "Nur Bezahlung" (Gast kann die offene Rechnung begleichen, bleibt im PMS aber eingecheckt)
      - „Deaktiviert" = die Funktion ist für den Gast nicht sichtbar.
      ​

    • Self-Checkout möglich ab: Lege fest, ab welchem Tag (Vortag der Abreise oder Tag der Abreise) und ab welcher Uhrzeit der Gast den Self-Checkout nutzen kann.

    • Introtext: Hier kannst du einen individuellen Text hinterlegen, der dem Gast beim Self-Checkout angezeigt wird.

    • Trinkgeldfunktion aktivieren: Ist dieser Schalter aktiv, kann der Gast beim Bezahlen einen Betrag als Trinkgeld wählen.
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  2. Trinkgeld im PMS aktivieren. Hier geht es zu unseren PMS Artikeln.
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  3. Trinkgeld im Guestnet-Backend hinterlegen:

    • Unter Einstellungen > Marketplace > PMS, die Verbindung bearbeiten und die entsprechende ID hinterlegen.
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      ​Screenshot aus ASA:


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  4. Versand

    Navigiere erneut zu Journey > Self-Checkout.
    Im Bereich Versand legst du fest, ob eine autmatische E-Mail rausgeht:
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    • Automatische Self-Checkout Mail versenden: Ist dieser Schalter aktiv, erinnert das System zum oben angegebenen Zeitpunkt (Self-Checkout möglich ab), an den noch offenen Self-Checkout.
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    • Inhalt der E-Mail: Im Bereich Inhalt der E-Mail bestimmst du, was der Gast liest, und das pro Sprache getrennt:
      - Betreff
      - Anrede / Begrüßung
      - Mailtext
      ​
      Dabei stehen dir folgende Platzhalter zur Verfügung, die automatisch mit den Gästedaten befüllt werden: %salutation%, %firstname%, %lastname%, %reservationnr% und %roomnr%.
      ​

      Auf der rechten Seite siehst du direkt in der E-Mail Vorschau, wie die Nachricht später beim Gast ankommt. Die Vorschau zeigt immer den zuletzt gespeicherten Stand, nach dem Speichern wird sie neu geladen.
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Reservierungsabhängige Freigabe

Im Modul "Mein Aufenthalt" kannst du den Self-Checkout gezielt pro Reservierung deaktivieren.
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Prozess für den Gast

  • Der Gast öffnet den Self-Checkout in Guestnet.

  • Alle offenen Posten werden automatisch zu einer Rechnung zusammengefasst.

  • Die Rechnung wird direkt im System bezahlt.

  • Nach der Zahlung bekommt der Gast sofort eine Bestätigung in Guestnet und zusätzlich eine Zahlungsbestätigung per Mail.

  • Auch du erhältst eine Zahlungsbestätigung.

  • In ASA wird der Kassenbeleg automatisch gedruckt.

  • Sobald der Gast auscheckt, wird auch das Zimmer automatisch ausgecheckt.

Erneute Zahlung bei neuen offenen Posten

Nach erfolgreicher Zahlung wird die Rechnung abgeschlossen. Sollten danach erneut offene Posten entstehen, z. B. durch eine weitere Bestellung, kann der Gast diese ebenfalls über Guestnet bezahlen.

Von Guestnet-Seite aus ist die erneute Bezahlung offener Posten grundsätzlich möglich, sobald neue offene Posten vorhanden sind.

Je nach PMS wird dies unterschiedlich verarbeitet: Überprüfe hierfür gerne deinen jeweiligen PMS-Artikel hier.

Video zur Zahlung

Video zum Check-Out

FAQ

Muss der Gast angemeldet sein, um das Modul zu nutzen?

Nein, der Gast erhält eine E-Mail mit direktem Link zur Self-Checkout-Funktion.

Funktioniert der vollständige Self-Checkout mit jedem PMS?

Der vollständige digitale Self-Checkout ist aktuell nur auf einige PMS limitiert. Überprüfe gerne die Funktionen deines PMS in unseren Artikeln hier.

Wie wird Trinkgeld verarbeitet?

Das Trinkgeld wird zur Rechnungssumme addiert und automatisch im PMS hinterlegt.

Wird die Zahlung im System dokumentiert?

Ja, nach erfolgreicher Zahlung wird:

  • eine Bestätigung versendet

  • der Rechnungsstatus auf „Bezahlt“ gesetzt

  • die Bezahloption für den Gast deaktiviert

Welche Zahlungsanbieter können für das Modul angebunden werden?

Eine Übersicht unserer Zahlungsanbieter findest du hier.

Kann der Gast die Abreisezeit wählen?

Ja, wenn der vollständige Check-Out aktiviert ist, kann der Gast wählen:

  • Jetzt

  • Später (heute) – mit Uhrzeitangabe

  • Morgen – mit Uhrzeitangabe

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Warum erscheint die Meldung „Die Zahlung wurde durchgeführt, konnte jedoch noch nicht verarbeitet werden“?

Diese Meldung erscheint in der Gästeansicht, wenn eine Zahlung nicht korrekt abgeschlossen oder abgebrochen wurde.
In diesem Fall prüft das System für 15 Minuten, ob eine Zahlung eingeht.
Wenn nach dieser Zeit keine Zahlung registriert wird, wird die Zahlungsfunktion nach einem erneuten Seiten-Refresh wieder freigeschaltet.

Wo finde ich die Transaktionsnummer einer Zahlung?

Nach erfolgreicher Zahlung wird die Transaktionsnummer zusätzlich in der Zahlungsbestätigung per E-Mail angezeigt. Dadurch kann die Zahlung eindeutig zugeordnet und bei Rückfragen schnell abgeglichen werden.

Support

Das Modul Check-out ist abhängig vom PMS, in den Paketen Advanced & Pro enthalten.
Unser Customer Success Team berät dich gerne, wie du das Modul optimal einsetzen kannst:
📩 [email protected]

Hat dies deine Frage beantwortet?