Einleitung – Was bringt mir dieses Modul?

Das Modul Pre-Checkin hilft dir dabei, wichtige Gästedaten vor der Anreise digital zu erfassen – automatisiert und datenschutzkonform. Es sorgt für ein modernes, kontaktloses Erlebnis – direkt integriert in Ihre Guestnet-Plattform.

Funktionsübersicht

Diese Funktionen stehen dir im Modul Pre-Checkin zur Verfügung:

Digitale Erfassung von Gästedaten vor der Anreise
Integration mit verschiedenen PMS-Systemen
Dynamische Eingabemaske je nach Anreiseart
Automatischer oder manueller Import der Daten ins PMS
Anpassbare Texte und Bilder

Hinweis: DSGVO-Konformität, mobile Optimierung, Automatisierungen

Pre-Checkin einrichten

Lasse das Modul durch unser Customer Success Team freischalten
Öffne im Backend den Bereich Journey > Pre-Checkin
Nimm folgende Einstellungen vor:
1. Login:
  Aktiviere bei Bedarf die Pflicht zur Bestätigung der Hausordnung. Außerdem kannst du den Text der Begrüßungsseite ganz nach deinen Wünschen anpassen.
2. Reiseinformationen:
  Lege fest, welche Reiseinformationen von deinen Gästen abgefragt werden sollen.
  
  Über die eigenen Felder lassen sich zusätzlich weitere Angaben einholen, etwa Sonderwünsche.
3. Abschluss:
  Auch der Schlusstext kann personalisiert werden.
4. Einstellungen:
  Hier aktivierst du den Pre-Checkin und kannst dir gleichzeitig den passenden Link kopieren. Außerdem entscheidest du:
  - ob eine Unterschrift des Gasts verlangt werden soll,
  - ob Gäste weitere Personen hinzufügen dürfen –> der Hauptgast kann dann Mitreisende bis zur Kapazitätsgrenze des gebuchten Zimmers ergänzen,
  - ob das Einladen von Mitreisenden erlaubt ist –> der Hauptgast kann Mitreisende per Link dazu auffordern, ihre Meldedaten selbst einzugeben.
  Falls sich das Begrüßungsbild für den Pre-Checkin von deinem Startbild in Guestnet unterscheiden soll, kannst du hier ein eigenes Bild hochladen.

Bereitstellung des Pre-Checkin Links

Nach Einrichtung des Moduls hast du zwei Möglichkeiten, den Check-in-Link zu versenden:

Vorfreude E-Mail: Gast erhält über ein externes CRM System einen Link im Format guestnetURL/my-holiday/check-in, Login mit Reservierungsnummer und Passwort.
Pre-Stay Mail: Eine ausführliche Anleitung findest du hier.

Ablauf des Pre-Checkin

Nach Öffnen des Links sieht der Gast:

Check-in Optionen
Name, Zimmerdetails, Anzahl der Personen

Der Gast kann dann:

Fehlende Daten ergänzen (z. B. Wohnort, Ausweisnummer)
Anreiseinformationen hinterlegen (Uhrzeit, Anreiseart)
Datenschutzerklärung akzeptieren und Marketingoptionen festlegen

Dynamische Felder: Je nach Auswahl (z. B. Anreiseart „KFZ“) erscheinen passende Eingabefelder (z. B. für das Kennzeichen).

Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Check-in erfolgreich“ – mit direkter Weiterleitung zum Login-Bereich.

Nach dem Pre-Checkin

Gäste sehen eine Übersicht aller Zimmergäste
Nach Absenden der Daten sind keine Änderungen mehr möglich
Beim erneuten Login ist der Check-in gesperrt, der Gast sieht den Status „Eingecheckt“ und hat nur noch Zugriff auf den Bereich Mein Aufenthalt

Integration mit verschiedenen PMS-Systemen

Wichtig: Die Funktion „Pre-Checkin“ dient nicht als vollständiger Check-in-Prozess, sondern ermöglicht lediglich die Erfassung relevanter Gästedaten vor der Anreise.

Je nach PMS-System gibt es unterschiedliche Abläufe:

ASA: Die Gästedaten können automatisch eingelesen werden. Der Gast gibt seine Daten ein, und sobald der Check-in im PMS erfolgt, erscheint ein Fenster in ASA, über das die Daten ausgelesen und automatisch in Guestnet übernommen werden.
Wichtig: der Gast muss als Zimmergast eingetragen werden.
Andere PMS-Systeme: Nach der Eingabe der Daten durch den Gast wird eine Zusammenfassung mit allen relevanten Informationen per E-Mail versendet. Die Daten müssen anschließend manuell ins PMS übertragen werden.

Pre-Checkin Link

Mit dem Pre-Checkin Link kannst du den Ablauf besser nachvollziehen.

https://DEINEGUESTNETURL/my-holiday/check-in/?

Ersetze
- DEINEGUESTNETURL durch deine Guestnet URL
- Fülle das Feld Reservierungsnummer und Nachname aus.

FAQ

Muss der Gast angemeldet sein, um das Modul zu nutzen?

Ja, Gäste müssen eingeloggt sein um den Pre-Checkin nutzen zu können. Gäste loggen sich mit Reservierungsnummer und Passwort ein – oder werden über die Pre-Stay Mail automatisch eingeloggt.

Werden die Daten gespeichert?

Ja, alle Angaben sind im Backend abrufbar und mit dem jeweiligen Gästekonto verknüpft. Bei ASA PMS können die Daten direkt übernommen werden, bei anderen Systemen erfolgt der Export per E-Mail.

Support

Der Pre-Checkin ist in den Paketen Advanced und Pro enthalten.
Unser Customer Success Team berät dich gerne, wie du das Modul optimal einsetzen kannst:
📩 [email protected]