Einleitung – Was bringt mir dieses Modul?

Das Modul Web-Check-in hilft dir dabei, wichtige Gästedaten vor der Anreise digital zu erfassen – automatisiert und datenschutzkonform. Es sorgt für ein modernes, kontaktloses Erlebnis – direkt integriert in Ihre Guestnet-Plattform.

Funktionsübersicht

Diese Funktionen stehen dir im Modul Web-Check-in zur Verfügung:

Digitale Erfassung von Gästedaten vor der Anreise
Integration mit verschiedenen PMS-Systemen (z. B. ASA)
Versand eines personalisierten Web-Check-in-Links per E-Mail
Dynamische Eingabemaske je nach Anreiseart
Automatischer oder manueller Import der Daten ins PMS
Anpassbare Texte, Bilder und E-Mail-Vorlagen

Hinweis: DSGVO-Konformität, mobile Optimierung, Automatisierungen

So richtest du das Modul Web-Check-in ein

Lasse das Modul durch unser Customer Success Team freischalten
Öffne im Backend den Bereich Communication > Web-Checkin
Nimm folgende Einstellungen vor:
- Anpassung des Modultitels
- Aktiviere den Self-Checkin
- Auswahl der Anreisearten
- Hintergrundbild für den Web-Check-in
Hinterlege alle Inhalte in allen verfügbaren Sprachen
Öffne im Backend den Bereich Communication > Pre-Arrival
Nehme folgende Einstellungen vor:
- Aktiviere den Web-Checkin Mail
- Lege fest wieviele Tage vorher, die Mail versendet werden.
- Hinterlege die Textbausteine in allen verfügbaren Sprachen.

Bereitstellung des Web-Check-in-Links

Nach Einrichtung des Moduls hast du zwei Möglichkeiten, den Check-in-Link zu versenden:

Vorfreude-E-Mail: Gast erhält einen Link im Format guestnetURL/my-holiday/check-in, Login mit Reservierungsnummer und Passwort.
Pre-Check-in-E-Mail: Automatischer Versand bis zu 7 Tage vor Anreise oder sofort bei kurzfristigen Buchungen. Der Gast wird automatisch eingeloggt.

Die E-Mail kann individuell angepasst werden (Text, Bilder, Stil) und ist über eine Vorschau-Funktion überprüfbar (nach dem Speichern).

Ablauf des Web-Check-ins

Nach Öffnen des Links sieht der Gast:

Check-in / Check-out Optionen
Name, Zimmerdetails, Anzahl der Personen

Der Gast kann dann:

Fehlende Daten ergänzen (z. B. Wohnort, Ausweisnummer)
Anreiseinformationen hinterlegen (Uhrzeit, Anreiseart)
Datenschutzerklärung akzeptieren und Marketingoptionen festlegen

Dynamische Felder: Je nach Auswahl (z. B. Anreiseart „KFZ“) erscheinen passende Eingabefelder (z. B. für das Kennzeichen).

Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Check-in erfolgreich“ – mit direkter Weiterleitung zum Login-Bereich.

Nach dem Check-in

Gäste sehen eine Übersicht aller Zimmergäste
Nach Absenden der Daten sind keine Änderungen mehr möglich
Beim erneuten Login ist der Check-in gesperrt, der Gast sieht den Status „Eingecheckt“ und hat nur noch Zugriff auf den Bereich Mein Aufenthalt

Integration mit verschiedenen PMS-Systemen

Wichtig: Die Funktion „Web-Check-in“ dient nicht als vollständiger Check-in-Prozess, sondern ermöglicht lediglich die Erfassung relevanter Gästedaten vor der Anreise.

Je nach PMS-System gibt es unterschiedliche Abläufe:

ASA: Die Gästedaten können automatisch eingelesen werden. Der Gast gibt seine Daten ein, und sobald der Check-in im PMS erfolgt, erscheint ein Fenster in ASA, über das die Daten ausgelesen und automatisch in Guestnet übernommen werden.
Wichtig: der Gast muss als Zimmergast eingetragen werden.
Andere PMS-Systeme: Nach der Eingabe der Daten durch den Gast wird eine Zusammenfassung mit allen relevanten Informationen per E-Mail versendet. Die Daten müssen anschließend manuell ins PMS übertragen werden.

Dynamischer Link

Dank des dynamischen Links kannst du den Web-Checkin besser nachvollziehen.
Die enthaltenen Platzhalter werden automatisch mit den individuellen Gastdaten ersetzt, sodass die Formularfelder auf der Seite bereits vorausgefüllt sind.

https://DEINEGUESTNETURL/my-holiday/check-in/?

Ersetze
- DEINEGUESTNETURL durch deine Guestnet URL
- Fülle das Feld Reservierungsnummer und Nachname aus.

FAQ zum Modul

Muss der Gast angemeldet sein, um das Modul zu nutzen?

Ja, Gäste müssen eingeloggt sein um den Web-Checkin nutzen zu können. Gäste loggen sich mit Reservierungsnummer und Passwort ein – oder werden über die Pre-Check-in-E-Mail automatisch eingeloggt.

Werden die Daten gespeichert?

Ja, alle Angaben sind im Backend abrufbar und mit dem jeweiligen Gästekonto verknüpft. Bei ASA PMS können die Daten direkt übernommen werden, bei anderen Systemen erfolgt der Export per E-Mail.

Support

Das Modul Web-Check-in kann als Erweiterung des Moduls Mein Aufenthalt erworben werden.
Unser Customer Success Team berät dich gerne, wie du das Modul optimal einsetzen kannst:
📩 [email protected]