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Web-Checkin

Gästedaten sicher und bequem vor der Anreise erfassen

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Verfasst von Sophie Notdurfter
Vor über einer Woche aktualisiert

Einleitung – Was bringt mir dieses Modul?

Das Modul Web-Check-in hilft Ihnen dabei, wichtige Gästedaten vor der Anreise digital zu erfassen – automatisiert und datenschutzkonform. Es sorgt für ein modernes, kontaktloses Erlebnis – direkt integriert in Ihre Guestnet-Plattform.

Funktionsübersicht

Diese Funktionen stehen Ihnen im Modul Web-Check-in zur Verfügung:

  • Digitale Erfassung von Gästedaten vor der Anreise

  • Integration mit verschiedenen PMS-Systemen (z. B. ASA)

  • Versand eines personalisierten Web-Check-in-Links per E-Mail

  • Dynamische Eingabemaske je nach Anreiseart

  • Automatischer oder manueller Import der Daten ins PMS

  • Anpassbare Texte, Bilder und E-Mail-Vorlagen

Optional: DSGVO-Konformität, mobile Optimierung, Automatisierungen

So richten Sie das Modul Web-Check-in ein

  1. Lassen Sie das Modul durch unser Customer Success Team freischalten

  2. Öffnen Sie im Backend den Bereich Communication > Web-Checkin

  3. Nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

    • Anpassung des Modultitels

    • Aktivieren Sie den Self-Checkin

    • Auswahl der Anreisearten

    • Hintergrundbild für den Web-Check-in

  4. Hinterlegen Sie alle Inhalte in allen verfügbaren Sprachen

  5. Öffnen Sie im Backend den Bereich Communication > Pre-Arrival

  6. Nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

    • Aktivieren Sie den Web-Checkin Mail

    • Legen Sie fest wieviele Tage vorher, die Mail versendet werden.

    • Hinterlegen Sie die Textbausteine in allen verfügbaren Sprachen.
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Bereitstellung des Web-Check-in-Links

Nach Einrichtung des Moduls haben Sie zwei Möglichkeiten, den Check-in-Link zu versenden:

  • Vorfreude-E-Mail: Gast erhält einen Link im Format guestnetURL/my-holiday/check-in, Login mit Reservierungsnummer und Passwort.

  • Pre-Check-in-E-Mail: Automatischer Versand bis zu 7 Tage vor Anreise oder sofort bei kurzfristigen Buchungen. Der Gast wird automatisch eingeloggt.

Die E-Mail kann individuell angepasst werden (Text, Bilder, Stil) und ist über eine Vorschau-Funktion überprüfbar (nach dem Speichern).

Ablauf des Web-Check-ins

Nach Öffnen des Links sieht der Gast:

  • Check-in / Check-out Optionen

  • Name, Zimmerdetails, Anzahl der Personen

Der Gast kann dann:

  • Fehlende Daten ergänzen (z. B. Wohnort, Ausweisnummer)

  • Anreiseinformationen hinterlegen (Uhrzeit, Anreiseart)

  • Datenschutzerklärung akzeptieren und Marketingoptionen festlegen

Dynamische Felder: Je nach Auswahl (z. B. Anreiseart „KFZ“) erscheinen passende Eingabefelder (z. B. für das Kennzeichen).

Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Check-in erfolgreich“ – mit direkter Weiterleitung zum Login-Bereich.
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Nach dem Check-in

  • Gäste sehen eine Übersicht aller Zimmergäste

  • Nach Absenden der Daten sind keine Änderungen mehr möglich

  • Beim erneuten Login ist der Check-in gesperrt, der Gast sieht den Status „Eingecheckt“ und hat nur noch Zugriff auf den Bereich Mein Aufenthalt
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Integration mit verschiedenen PMS-Systemen

Wichtig: Die Funktion „Web-Check-in“ dient nicht als vollständiger Check-in-Prozess, sondern ermöglicht lediglich die Erfassung relevanter Gästedaten vor der Anreise.

Je nach PMS-System gibt es unterschiedliche Abläufe:

  • ASA: Die Gästedaten können automatisch eingelesen werden. Der Gast gibt seine Daten ein, und sobald der Check-in im PMS erfolgt, erscheint ein Fenster in ASA, über das die Daten ausgelesen und automatisch in Guestnet übernommen werden.

    Wichtig: der Gast muss als Zimmergast eingetragen werden.
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  • Andere PMS-Systeme: Nach der Eingabe der Daten durch den Gast wird eine Zusammenfassung mit allen relevanten Informationen per E-Mail versendet. Die Daten müssen anschließend manuell ins PMS übertragen werden.
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FAQ zum Modul

Muss der Gast angemeldet sein, um das Modul zu nutzen?

Nein, der Zugriff ist auch ohne Login möglich. Gäste loggen sich mit Reservierungsnummer und Passwort ein – oder werden über die Pre-Check-in-E-Mail automatisch eingeloggt.

Werden die Daten gespeichert?

Ja, alle Angaben sind im Backend abrufbar und mit dem jeweiligen Gästekonto verknüpft. Bei ASA PMS können die Daten direkt übernommen werden, bei anderen Systemen erfolgt der Export per E-Mail.

Sie möchten dieses Modul freischalten?

Das Modul Web-Check-in kann als Erweiterung Ihres Packets erworben werden.
Unser Customer Success Team berät Sie gerne, wie Sie das Modul optimal einsetzen:
📩 [email protected]

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