Email Einstellungen vornehmen
Für den Gäste-Login können 3 E-Mail-Templates (Wilkommens E-Mail, Pre Checkin Login E-Mail, Zugangsdaten übermitteln - E-Mail) konfiguriert werden. Diese können unter "Mein Aufenthalt" und "Einstellungen" eingesehen werden.
Mailtexte
In allen "Gäste-Login" Mailtexten können 4 Bestandteile textlich bearbeitet werden - dies umfasst den "Betreff" der E-Mail sowie die in der Grafik dargestellten Bereiche (1) Anrede / Begrüßung, (2) Mailtext und (3) Buttontext.
Platzhalter
Durch Verwendung der folgenden Platzhalter in den o.g. Bereichen können Texte individualisiert werden.
%salutation% - Anrede - Herr/Frau/Familie
%firstname% - Vorname
%lastname% - Nachname
%roomnr% - Zimmernr
Willkommens E-Mail
Mit Aktivierung der Option "Automatische Willkommensnachricht nach Check-In" wird diese nach erfolgreichem Check-In des Gastes versendet. Der Versandzyklus automatischer Mails beträgt etwa 30min, sodass diese mit einer kurzen Verzögerung beim Gast ankommt.
Die Option "Mail nur bei Zustimmung für Werbung senden" ist nicht standardmäßig konfiguriert. Sollte dies gewünscht werden, bitte [email protected] kontaktieren.
Pre Checkin Login E-Mail
Je nach PMS-System kann die Pre Checkin Login E-Mail aktiviert werden. Dadurch kann sich der Gast bereits vor der Anreise in der Gastansicht mithilfe der Reservierungsnummer und dem Nachnamen einloggen.
Damit der Pre-Login funktioniert, muss diese Funktion zuerst aktiviert werden und anschließend muss festgelegt werden, wie viele Tage vorher der Login möglich sein soll (zwischen 1 und 7 Tagen).
Wenn die automatische E-Mail darunter ebenfalls aktiviert wird und alle Check-in-Daten des Gastes bereits im PMS-System hinterlegt sind, wird die E-Mail automatisch versendet. Sollte der Gast die Daten zu einem späteren Zeitpunkt senden, wird die E-Mail dann entsprechend nachträglich verschickt.
Beim PMS Aida muss hierfür noch eine Einstellung vorgenommen werden.
FAQ
Wie kann man Zugangsdaten an eine andere Email versenden?
Wie kann man Zugangsdaten an eine andere Email versenden?
Möchte der Gast den Zugang zu Guestnet auf eine bestimmte E-Mail erhalten oder sollte der Zugang manuell an den Gast versendet werden mittels E-Mail, kann die Funktion "Zugangsdaten übermitteln" im Adminbereich genutzt werden.
Die Funktion ist im Modul "Mein Aufenthalt" (Name kann individuell angepasst werden) verfügbar und kann mittels Eingabe der folgenden Daten ausgeführt werden.
"Nachname" und "Zimmernr." müssen mit dem im PMS hinterlegten Gästedaten übereinstimmen. Sprache beeinflusst die an den Gast versendete E-Mail und kann manuell festgelegt oder mit "automatisch" an die im PMS hinterlegte Sprache des Gastes angepasst werden.
"E-Mail" kann eine beliebige E-Mail, an welche der Zugang des Gastes versendet wird. Diese muss nicht im PMS hinterlegt sein. Ist der Gast somit beispielsweise mit einer geschäftlichen E-Mail im PMS hinterlegt, möchte den Zugang jedoch an seine private E-Mail erhalten, kann diese Funktion verwendet werden.
Kann ich die Zugangsdaten auch manuell an Gäste senden, die nicht der Hauptgast sind?
Kann ich die Zugangsdaten auch manuell an Gäste senden, die nicht der Hauptgast sind?
Ja, das ist möglich. Du kannst die Zugangsdaten im Backend manuell an Gäste senden – nicht nur an den Hauptgast. Voraussetzung ist, dass alle Gäste denselben Nachnamen haben und im selben Zimmer eingecheckt sind. Im zweiten Schritt des Formulars kannst du dann gezielt den Vornamen der betreffenden Person auswählen und die Zugangsdaten an ihre E-Mail-Adresse senden. Die Person muss aber immer mit Nachname und Name im PMS hinterlegt sein.
