Email Einstellungen vornehmen
Für den Gäste-Login können 3 E-Mail-Templates (Wilkommens E-Mail, Pre Checkin Login E-Mail, Zugangsdaten übermitteln - E-Mail) konfiguriert werden. Diese können unter "Mein Aufenthalt" und "Einstellungen" eingesehen werden.
Mailtexte
In allen "Gäste-Login" Mailtexten können 4 Bestandteile textlich bearbeitet werden - dies umfasst den "Betreff" der E-Mail sowie die in der Grafik dargestellten Bereiche (1) Anrede / Begrüßung, (2) Mailtext und (3) Buttontext.
Platzhalter
Durch Verwendung der folgenden Platzhalter in den o.g. Bereichen können Texte individualisiert werden.
%salutation% - Anrede - Herr/Frau/Familie
%firstname% - Vorname
%lastname% - Nachname
%roomnr% - Zimmernr
Willkommens E-Mail
Mit Aktivierung der Option "Automatische Willkommensnachricht nach Check-In" wird diese nach erfolgreichem Check-In des Gastes versendet. Der Versandzyklus automatischer Mails beträgt etwa 30min, sodass diese mit einer kurzen Verzögerung beim Gast ankommt.
Die Option "Mail nur bei Zustimmung für Werbung senden" ist nicht standardmäßig konfiguriert. Sollte dies gewünscht werden, bitte [email protected] kontaktieren.
Pre-Arrival Mail
Je nach PMS-System kann die Pre-Arrival Mail aktiviert werden. Dadurch kann sich der Gast bereits vor der Anreise in der Gastansicht mithilfe der Reservierungsnummer und dem Nachnamen einloggen.
Damit der Pre-Login (Login vor Anreise) funktioniert, muss diese Funktion zuerst aktiviert werden und anschließend muss festgelegt werden, wie viele Tage vorher der Login möglich sein soll (zwischen 1 und 7 Tagen).
Wenn die automatische E-Mail darunter ebenfalls aktiviert wird und alle Check-in-Daten des Gastes bereits im PMS-System hinterlegt sind, wird die E-Mail automatisch versendet. Sollte der Gast die Daten zu einem späteren Zeitpunkt senden, wird die E-Mail dann entsprechend nachträglich verschickt.
Beim PMS Aida muss hierfür noch eine Einstellung vorgenommen werden.
Direkte Nachricht an den Gästen
Im Bereich Mein Aufenthalt kann der Gast auch direkt mittels einer E-Mail kontaktiert werden. Hierzu kann in der jeweiligen Reservierung auf "Details" geklickt werden - hier öffnen sich alle Zimmergäste und klickt man auf das Feld "Nachricht", kann man dem jeweiligen Gast eine E-Mail senden:
FAQ
Wie kann man Zugangsdaten an eine andere Email versenden?
Wie kann man Zugangsdaten an eine andere Email versenden?
Möchte der Gast den Zugang zu Guestnet auf eine bestimmte E-Mail erhalten oder sollte der Zugang manuell an den Gast versendet werden mittels E-Mail, kann die Funktion "Zugangsdaten übermitteln" im Adminbereich genutzt werden.
Die Funktion ist im Modul "Mein Aufenthalt" (Name kann individuell angepasst werden) verfügbar und kann mittels Eingabe der folgenden Daten ausgeführt werden.
"Nachname" und "Zimmernr." müssen mit dem im PMS hinterlegten Gästedaten übereinstimmen. Sprache beeinflusst die an den Gast versendete E-Mail und kann manuell festgelegt oder mit "automatisch" an die im PMS hinterlegte Sprache des Gastes angepasst werden.
"E-Mail" kann eine beliebige E-Mail, an welche der Zugang des Gastes versendet wird. Diese muss nicht im PMS hinterlegt sein. Ist der Gast somit beispielsweise mit einer geschäftlichen E-Mail im PMS hinterlegt, möchte den Zugang jedoch an seine private E-Mail erhalten, kann diese Funktion verwendet werden.
Kann ich die Zugangsdaten auch manuell an Gäste senden, die nicht der Hauptgast sind?
Kann ich die Zugangsdaten auch manuell an Gäste senden, die nicht der Hauptgast sind?
Ja, das ist möglich. Du kannst die Zugangsdaten im Backend manuell an Gäste senden – nicht nur an den Hauptgast. Voraussetzung ist, dass alle Gäste denselben Nachnamen haben und im selben Zimmer eingecheckt sind. Im zweiten Schritt des Formulars kannst du dann gezielt den Vornamen der betreffenden Person auswählen und die Zugangsdaten an ihre E-Mail-Adresse senden. Die Person muss aber immer mit Nachname und Name im PMS hinterlegt sein.
Wie stelle ich sicher, dass Pre-Arrival-Nachrichten an Booking.com-Gäste korrekt zugestellt werden
Wie stelle ich sicher, dass Pre-Arrival-Nachrichten an Booking.com-Gäste korrekt zugestellt werden
Voraussetzung (einmaliges Setup): Du musst in den Extranet-Einstellungen von Booking.com, Guestnet als autorisierten Absender freigeben (whitelisten). Ohne diese Freigabe entfernt oder deaktiviert Booking.com anklickbare Links in weitergeleiteten Nachrichten — der Gast sieht zwar den Text, kann aber nicht auf Check-in-Formulare, Upselling-Angebote, Wegbeschreibungen usw. klicken.
Ablauf beim Versand einer Pre-Arrival-Nachricht:
Der Gast bucht über Booking.com — Booking.com erfasst die Gastdaten, einschließlich einer maskierten Alias-E-Mail ([email protected]) anstelle der echten E-Mail-Adresse (standardmäßig).
Die Reservierung wird im PMS System übertragen — über einen Channel Manager oder eine direkte Integration. Das PMS System enthält nun den Datensatz mit der E-Mail-Adresse, die Booking.com übermittelt (in der Regel die maskierte Alias-Adresse, es sei denn, der Gast hat seine echte E-Mail geteilt oder es gibt eine spezielle Vereinbarung mit dem Hotel).
Guestnet liest die Daten aus dem PMS — unter Verwendung der Reservierungs-ID oder der hinterlegten E-Mail-Adresse als Identifikator.
Guestnet sendet die Pre-Arrival-Nachricht an diese E-Mail-Adresse.
Da Guestnet in den Booking.com-Einstellungen der Unterkunft als Absender freigegeben ist, wird die Nachricht mit funktionierenden, anklickbaren Links an den Gast weitergeleitet — sodass Check-in-Formulare, Upselling-Angebote und andere interaktive Elemente tatsächlich nutzbar sind.
Wichtige Hinweise:
Die maskierte Alias-Adresse leitet Nachrichten nur innerhalb des von Booking.com erlaubten Kommunikationszeitraums und gemäß dessen Richtlinien weiter. Operative Pre-Arrival-Nachrichten (Check-in-Infos, Anfahrt, Zimmerdetails) sind in der Regel unproblematisch. Werbliche oder Marketing-Inhalte, die an die Alias-Adresse gesendet werden, können jedoch gegen die Richtlinien von Booking.com verstoßen — der Nachrichtentyp ist also genauso wichtig wie das technische Setup.