Integrazione con Diversi Sistemi PMS
Importante: La funzione "Check-in Online" non effettua un vero e proprio check-in, ma raccoglie i dati dell'ospite prima dell'arrivo.
Il processo varia a seconda del sistema PMS utilizzato:
- ASA PMS: I dati dell'ospite possono essere importati automaticamente. L'ospite inserisce le proprie informazioni e, una volta effettuato il check-in nel PMS, appare una finestra in ASA che consente di recuperare i dati e trasferirli automaticamente a Guestnet. Importante: l'ospite deve essere registrato come "ospite della camera".
- Altri sistemi PMS: Dopo che l'ospite ha inserito i propri dati, un riepilogo con tutte le informazioni rilevanti viene inviato via e-mail. I dati devono quindi essere inseriti manualmente nel PMS.
Attivazione della Funzione
La funzione di check-in online viene attivata dal Customer Success Team. Dopo l'attivazione, sarà disponibile nel backend alla voce Communication > Self Check-in, dove è possibile configurare le seguenti impostazioni:
- Selezione delle modalità di arrivo
- Impostazione di un'immagine di sfondo per la pagina del check-in online
- Personalizzazione del titolo del check-in online
Importante: Tutte le impostazioni devono essere configurate in tutte le lingue disponibili nel backend.
Fornitura del Link per il Check-in Online
Una volta configurata la pagina, il cliente può ricevere il link diretto per il check-in online tramite due modalità:
- Nella e-mail pre-arrivo: L'ospite riceve il link e accede utilizzando il numero di prenotazione e una password. Formato del link: GuestnetURL/my-holiday/check-in.
- In un'e-mail di check-in separata: Inviata tramite la nuova sezione Communication > Pre-Arrival Mail. L'e-mail viene inviata automaticamente fino a 7 giorni prima dell'arrivo. Per le prenotazioni effettuate meno di 7 giorni prima dell’arrivo, l’e-mail viene inviata subito dopo la prenotazione. L'ospite viene automaticamente loggato tramite il link di check-in.
Personalizzazione dell’E-mail
- I moduli di testo e le immagini possono essere personalizzati.
- È disponibile un'anteprima tramite il pulsante in alto a destra (richiede il salvataggio).
Procedura del Check-in Online
Una volta aperto il link, l'ospite visualizzerà:
- Opzioni di check-in / check-out
- Nome e dettagli della camera
- Numero di ospiti
L'ospite potrà quindi:
- Completare i dati mancanti (se non già presenti nel PMS)
- Inserire indirizzo e dati di identificazione
- Fornire informazioni sull’arrivo (orario, modalità di arrivo)
- Controllare il riepilogo, accettare l'informativa sulla privacy e gestire le preferenze di marketing
Campi Dinamici: I campi di inserimento si adattano dinamicamente. Esempio: Se viene selezionata l’opzione "Auto" come modalità di arrivo, apparirà un campo per inserire la targa.
Dopo il salvataggio, apparirà il messaggio "Check-in effettuato con successo" con un pulsante per accedere.
Dopo il Check-in
- L'ospite può visualizzare un elenco di tutti gli ospiti della camera.
- Dopo l'invio dei dati, non sono possibili ulteriori modifiche.
- Se l'ospite effettua nuovamente l’accesso, vedrà lo stato "Check-in effettuato" e potrà accedere solo alla sezione "Il Mio Soggiorno". Il check-in online sarà quindi bloccato.