Introduzione – A cosa mi serve questo modulo?

Il modulo Web-Checkin ti aiuta a raccogliere digitalmente dati importanti degli ospiti prima dell’arrivo – in modo automatizzato e conforme alla protezione dei dati. Garantisce un’esperienza moderna e senza contatto – integrata direttamente nella tua piattaforma Guestnet.

Panoramica delle funzionalità

Le seguenti funzionalità sono disponibili nel modulo Check-in web:

Rilevamento digitale dei dati degli ospiti prima dell’arrivo
Integrazione con diversi sistemi PMS (es. ASA)
Invio di un link personalizzato per il check-in web via e-mail
Maschera di inserimento dinamica a seconda del tipo di arrivo
Importazione automatica o manuale dei dati nel PMS
Testi, immagini e modelli e-mail personalizzabili

Opzionale: conformità al GDPR, ottimizzazione per dispositivi mobili, automazioni

Come configurare il modulo Check-in web

Fai attivare il modulo dal nostro Customer Success Team
Apri la sezione Communication > Web-Checkin nel backend
Effettua le seguenti impostazioni:
- Adattamento del titolo del modulo
- Attiva il Self-Checkin
- Selezione dei tipi di arrivo
- Immagine di sfondo per il Check-in web
Inserisci tutti i contenuti in tutte le lingue disponibili
Apri la sezione Communication > Pre-Arrival nel backend
Effettua le seguenti impostazioni:
- Attiva l’e-mail per il Check-in web
- Definisci quanti giorni prima deve essere inviata l’e-mail
- Inserisci i moduli di testo in tutte le lingue disponibili

Fornitura del link per il Check-in web

Dopo la configurazione del modulo, hai due possibilità per inviare il link di check-in:

E-mail di attesa: l’ospite riceve un link nel formato guestnetURL/my-holiday/check-in, login con numero di prenotazione e password.
E-mail di pre-check-in: invio automatico fino a 7 giorni prima dell’arrivo o immediatamente per prenotazioni last minute. L’ospite accede automaticamente.

L’e-mail può essere personalizzata (testo, immagini, stile) ed è verificabile tramite la funzione di anteprima (dopo il salvataggio).

Procedura del Check-in web

Dopo aver aperto il link, l’ospite vede:

Opzioni di check-in / check-out
Nome, dettagli della camera, numero di persone

L’ospite può quindi:

Completare i dati mancanti (es. luogo di residenza, numero documento)
Inserire informazioni sull’arrivo (orario, tipo di arrivo)
Accettare l’informativa sulla privacy e impostare le opzioni marketing

Campi dinamici: in base alla selezione (es. tipo di arrivo “auto”), appaiono i relativi campi di inserimento (es. targa).

Dopo il salvataggio appare il messaggio “Check-in effettuato con successo” – con reindirizzamento diretto all’area login.

Dopo il Check-in

Gli ospiti vedono una panoramica di tutti gli ospiti della camera
Dopo l’invio dei dati non sono più possibili modifiche
Al nuovo login, il check-in è bloccato, l’ospite vede lo stato “Check-in effettuato” e ha accesso solo all’area Il mio soggiorno

Integrazione con diversi sistemi PMS

Importante: la funzione “Check-in web” non rappresenta un processo di check-in completo, ma consente solo la raccolta dei dati rilevanti degli ospiti prima dell’arrivo.

A seconda del sistema PMS, ci sono diversi procedimenti:

ASA: i dati degli ospiti possono essere letti automaticamente. L’ospite inserisce i propri dati, e non appena il check-in viene effettuato nel PMS, appare una finestra in ASA tramite la quale i dati vengono letti e trasferiti automaticamente in Guestnet.
Importante: l’ospite deve essere registrato come ospite della camera.
Altri sistemi PMS: dopo l’inserimento dei dati da parte dell’ospite, viene inviata via e-mail una panoramica con tutte le informazioni rilevanti. I dati devono essere successivamente trasferiti manualmente nel PMS.

FAQ sul modulo

L’ospite deve essere registrato per usare il modulo?

No, l’accesso è possibile anche senza login. Gli ospiti effettuano l’accesso con numero di prenotazione e password – oppure vengono automaticamente connessi tramite l’e-mail di pre-check-in.

I dati vengono salvati?

Sì, tutte le informazioni sono consultabili nel backend e collegate al rispettivo account ospite. Con il PMS ASA i dati possono essere trasferiti direttamente, con altri sistemi l’esportazione avviene via e-mail.

Vuoi attivare questo modulo?

Il modulo Check-in web può essere acquistato come estensione del tuo pacchetto.
Il nostro Customer Success Team sarà lieto di consigliarti su come utilizzare al meglio il modulo:
📩 [email protected]