Introduzione – A cosa mi serve questo modulo?
Il modulo Pre-Checkin ti aiuta a raccogliere digitalmente dati importanti degli ospiti prima dell’arrivo – in modo automatizzato e conforme alla protezione dei dati. Garantisce un’esperienza moderna e senza contatto – integrata direttamente nella tua piattaforma Guestnet.
Panoramica delle funzionalità
Le seguenti funzionalità sono disponibili nel modulo Pre-Checkin:
Rilevamento digitale dei dati degli ospiti prima dell’arrivo
Integrazione con diversi sistemi PMS
Maschera di inserimento dinamica a seconda del tipo di arrivo
Importazione automatica o manuale dei dati nel PMS
Testi e immagini personalizzabili
Nota: conformità al GDPR, ottimizzazione per dispositivi mobili, automazioni
Come configurare il modulo Pre-Checkin
Fai attivare il modulo dal nostro Customer Success Team
Apri la sezione Journey > Pre-Checkin nel backend
Effettua le seguenti impostazioni:
Accesso:
Attiva, se necessario, l'obbligo di accettazione del regolamento interno. Puoi inoltre personalizzare il testo della pagina di benvenuto secondo le tue esigenze.
Informazioni di viaggio:
Stabilisci quali informazioni di viaggio richiedere agli ospiti.
Tramite i campi personalizzati puoi raccogliere anche informazioni aggiuntive, come richieste particolari.
Conferma:
Anche il testo finale può essere personalizzato, se lo desideri.
Impostazioni
Qui puoi attivare il Pre-Checkin e copiare contemporaneamente il link corrispondente. Puoi inoltre decidere:se richiedere la firma dell'ospite,
se gli ospiti possono aggiungere altre persone –> l'ospite principale può quindi aggiungere compagni di viaggio fino al limite di capacità della camera prenotata,
se è consentito invitare compagni di viaggio –> l'ospite principale può invitarli tramite link a inserire autonomamente i propri dati di registrazione.
Se l'immagine di benvenuto per il Pre-Checkin deve differire dall'immagine iniziale su Guestnet, qui puoi caricarne una personalizzata.
Fornitura del link per il Pre-Checkin
Dopo la configurazione del modulo, hai due possibilità per inviare il link di Pre-Checkin:
E-mail di attesa: l’ospite riceve un link nel formato guestnetURL/my-holiday/check-in, login con numero di prenotazione e password.
Pre-Stay Mail: Puoi trovare qui una guida dettagliata.
Procedura del Pre-Checkin
Dopo aver aperto il link, l’ospite vede:
Opzioni di check-in / check-out
Nome, dettagli della camera, numero di persone
L’ospite può quindi:
Completare i dati mancanti (es. luogo di residenza, numero documento)
Inserire informazioni sull’arrivo (orario, tipo di arrivo)
Accettare l’informativa sulla privacy e impostare le opzioni marketing
Campi dinamici: in base alla selezione (es. tipo di arrivo “auto”), appaiono i relativi campi di inserimento (es. targa).
Dopo il salvataggio appare il messaggio “Check-in effettuato con successo” – con reindirizzamento diretto all’area login.
Dopo il Pre-Checkin
Gli ospiti vedono una panoramica di tutti gli ospiti della camera
Dopo l’invio dei dati non sono più possibili modifiche
Al nuovo login, il check-in è bloccato, l’ospite vede lo stato “Check-in effettuato” e ha accesso solo all’area Il mio soggiorno
Integrazione con diversi sistemi PMS
Importante: la funzione “Pre-Checkin” non rappresenta un processo di check-in completo, ma consente solo la raccolta dei dati rilevanti degli ospiti prima dell’arrivo.
A seconda del sistema PMS, ci sono diversi procedimenti:
ASA: i dati degli ospiti possono essere letti automaticamente. L’ospite inserisce i propri dati, e non appena il check-in viene effettuato nel PMS, appare una finestra in ASA tramite la quale i dati vengono letti e trasferiti automaticamente in Guestnet.
Importante: l’ospite deve essere registrato come ospite della camera.
Altri sistemi PMS: dopo l’inserimento dei dati da parte dell’ospite, viene inviata via e-mail una panoramica con tutte le informazioni rilevanti. I dati devono essere successivamente trasferiti manualmente nel PMS.
Link per il Pre-Checkin
Grazie al link puoi comprendere meglio il login degli ospiti.
Login per il Pre-Checkin:
https://TUOURLGUESTNET/my-holiday/check-in/?
Sostituisci:
TUOURLGUESTNET con il tuo URL Guestnet
Compila i campi numero di prenotazione e cognome.
FAQ
L’ospite deve essere registrato per usare il modulo?
L’ospite deve essere registrato per usare il modulo?
Si l'ospite deve essere registrato per poter usare il Pre-Checkin. Gli ospiti effettuano l’accesso con numero di prenotazione e password – oppure vengono automaticamente connessi tramite l’e-mail di pre-check-in.
I dati vengono salvati?
I dati vengono salvati?
Sì, tutte le informazioni sono consultabili nel backend e collegate al rispettivo account ospite. Con il PMS ASA i dati possono essere trasferiti direttamente, con altri sistemi l’esportazione avviene via e-mail.
Support
Il Pre-Checkin è incluso nei pacchetti Advanced e Pro.
Il nostro Customer Success Team sarà lieto di consigliarti su come utilizzare al meglio il modulo:
📩 [email protected]