Configurare i template e-mail
Per il Login Ospite possono essere configurati tre template e-mail (Email di benvenuto, E-mail di login pre check-in, Email di invio credenziali). Questi possono essere visualizzati in “Il mio soggiorno” > “Impostazioni”.
Personalizzare i testi e-mail
In tutti i testi e-mail relativi al Login Ospite è possibile modificare quattro sezioni: l’oggetto dell’e-mail, il saluto / messaggio iniziale, il corpo del messaggio e il testo del pulsante.
Segnaposto disponibili
%salutation% – Titolo (Sig./Sig.ra/Famiglia)
%firstname% – Nome
%lastname% – Cognome
%roomnr% – Numero della camera
Attivare e configurare l’email di benvenuto
Attivando l’opzione “Invio automatico del messaggio di benvenuto dopo il check-in”, l’e-mail viene inviata automaticamente dopo il check-in. Il ciclo di invio dura circa 30 minuti, quindi l’e-mail può arrivare con un leggero ritardo.
L’opzione “Inviare l’e-mail solo se è stato dato il consenso alla pubblicità” non è attiva di default.
Pre-Arrival Mail
A seconda del PMS, è possibile attivare questa e-mail per permettere all’ospite di accedere alla vista ospite prima dell’arrivo utilizzando il numero di prenotazione ed il cognome.
Affinché il pre-login funzioni, bisogna:
Attivare la funzione
Definire con quanti giorni di anticipo l’accesso sarà possibile (tra 1 e 7 giorni)
Se la funzione di invio automatico delle email è attivata e tutti i dati di check-in dell’ospite sono già registrati nel sistema PMS, l’email verrà inviata automaticamente.
Messaggi diretti agli ospiti
Nella sezione “Il mio soggiorno” è possibile contattare l'ospite direttamente tramite e-mail. A tal fine, nella rispettiva prenotazione è possibile cliccare su ‘Dettagli’: si aprirà l'elenco di tutti gli ospiti della camera e, cliccando sul campo “Messaggio”, sarà possibile inviare un'e-mail al rispettivo ospite:
FAQ
Come inviare le credenziali ad un altro indirizzo e-mail?
Come inviare le credenziali ad un altro indirizzo e-mail?
Se l’ospite desidera ricevere l’accesso a Guestnet su un indirizzo e-mail specifico oppure se l’accesso deve essere inviato manualmente tramite e-mail, è possibile utilizzare la funzione "Invia credenziali" nell’area amministrativa.
La funzione è disponibile nel modulo "Il mio soggiorno" (il nome può essere personalizzato) e può essere eseguita inserendo i seguenti dati:
"Cognome" e "numero camera" devono corrispondere ai dati registrati nel PMS.
La lingua influisce sull’e-mail inviata all’ospite e può essere impostata manualmente oppure con "automatico" per adattarsi alla lingua memorizzata nel PMS.
"E-mail" può essere qualsiasi indirizzo e-mail al quale inviare l’accesso dell’ospite. Non deve necessariamente essere registrato nel PMS.
Ad esempio: se l’ospite è registrato nel PMS con un indirizzo e-mail aziendale, ma desidera ricevere l’accesso alla propria e-mail personale, questa funzione è perfetta per questo scopo.
Posso inviare manualmente le credenziali di accesso anche agli ospiti che non sono l’ospite principale?
Posso inviare manualmente le credenziali di accesso anche agli ospiti che non sono l’ospite principale?
Sì, è possibile. Puoi inviare manualmente le credenziali di accesso agli ospiti tramite il backend – non solo all’ospite principale. È necessario che tutti gli ospiti abbiano lo stesso cognome e siano registrati nella stessa camera. Nel secondo passaggio del modulo puoi selezionare il nome dell’ospite desiderato e inserire l’indirizzo email a cui inviare le credenziali.
La persona deve però essere sempre registrata nel PMS con cognome e nome.
Come posso assicurarmi che i messaggi pre-arrivo per gli ospiti di Booking.com vengano recapitati correttamente?
Come posso assicurarmi che i messaggi pre-arrivo per gli ospiti di Booking.com vengano recapitati correttamente?
Prerequisito (configurazione una tantum): devi autorizzare Guestnet come mittente nelle impostazioni Extranet di Booking.com (whitelisting). Senza questa autorizzazione, Booking.com rimuove o disattiva i link cliccabili nei messaggi inoltrati — l’ospite vede il testo, ma non può cliccare su moduli di check-in, offerte di upselling, indicazioni stradali, ecc.
Flusso di invio di un messaggio pre-arrivo:
L’ospite prenota tramite Booking.com — Booking.com raccoglie i dati dell’ospite, inclusa un’e-mail alias mascherata ([email protected]) invece dell’indirizzo reale (per impostazione predefinita).
La prenotazione viene trasferita nel sistema PMS — tramite channel manager o integrazione diretta. Il PMS contiene quindi il record con l’indirizzo e-mail fornito da Booking.com (di solito l’alias mascherato, a meno che l’ospite non abbia condiviso la propria e-mail reale o ci sia un accordo specifico con la struttura).
Guestnet legge i dati dal PMS — utilizzando l’ID della prenotazione o l’e-mail registrata come identificatore.
Guestnet invia il messaggio pre-arrivo a questo indirizzo e-mail.
Poiché Guestnet è autorizzato come mittente nelle impostazioni Booking.com della struttura, il messaggio viene inoltrato all’ospite con link cliccabili funzionanti — così moduli di check-in, offerte di upselling e altri elementi interattivi sono effettivamente utilizzabili.
Note importanti:
L’e-mail alias mascherata inoltra i messaggi solo entro la finestra temporale e secondo le politiche di comunicazione consentite da Booking.com. I messaggi operativi pre-arrivo (informazioni sul check-in, indicazioni, dettagli della camera) sono generalmente consentiti. Contenuti promozionali o di marketing inviati all’alias possono invece violare le policy di Booking.com — quindi il tipo di messaggio è importante quanto la configurazione tecnica.