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Einstellungen

Zentraler Konfigurationsbereich

Sophie Notdurfter avatar
Verfasst von Sophie Notdurfter
Vor über einer Woche aktualisiert

Einleitung – Was bringt mir dieses Modul?

Das Modul Einstellungen hilft dir dabei, zentrale Konfigurationsbereiche deines Guestnet-Systems zu verwalten – vom Design bis zu Zahlungsfunktionen. So gestaltest du deine Plattform individuell, sicher und professionell.

Funktionsübersicht

Diese Funktionen stehen dir im Modul Einstellungen zur Verfügung:

  • Stammdaten: Name der Guestnet-Seite, Kontaktdaten, E-Mail-Empfänger, Koordinaten, WhatsApp/Reguest-Anbindung

  • Benutzerverwaltung: Anlegen, Bearbeiten und Deaktivieren von Admin-Zugängen mit individuellen Rechten

  • E-Mail-Einstellungen: Authentifizierung eigener Absenderadressen für personalisierte Kommunikation

  • Design: Bearbeitung von Hauptmenü, Boxen, Bildern, Impressum und Datenschutz

  • Sicherheitsoptionen: Passwortänderung, 2-Faktor-Authentifizierung, Google Authenticator

  • Mail-Log: Überblick über alle automatisierten Guestnet-E-Mails

  • Zahlungsabwicklung: Anbindung an Mollie für Online-Zahlungen z. B. bei Aktivitäten

  • Integration: Integration externer Systeme: PMS, Payment, Digitalkey, Loyalty und Hotelmanagement

Hinweis: DSGVO-Konformität, mobile Optimierung, Rechteverwaltung für Mitarbeiter

So richten Sie das Modul Einstellungen ein

  1. Öffne im Backend den Bereich Einstellungen über das Zahnrad-Symbol oben rechts.
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  2. Wähle den gewünschten Unterbereich: z. B. Stammdaten, Benutzer, E-Mail-Einstellungen usw.
    ​

  3. Befülle oder bearbeite die jeweiligen Felder:
    ​

Zugangsdaten

Der Benutzer ist immer eure Kontakt-E-Mail.

Ändere hier dein aktuelles Passwort
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  1. Aktiviere die 2-Faktor-Authentifizierung per E-Mail
    → Nach Eingabe der üblichen Zugangsdaten erhälst du einen Sicherheitscode per E-Mail, um den Login abzuschließen

  2. Alternativ oder zusätzlich kannst du die Google Authenticator App nutzen
    → Diese erzeugt zeitbasierte Codes, die du bei der Anmeldung eingeben musst.
    ​

Benutzer

  1. Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicke auf den Button Neuer Benutzer
    ​

  2. Trage die Daten des neuen Benutzers ein
    → Die E-Mail-Adresse darf noch nicht in Guestnet registriert sein

  3. Wähle die gewünschten Zugriffsrechte für den Benutzer aus:

    • Lesen

    • Bearbeiten

    • Anmeldungen lesen

    • Anmeldungen bearbeiten

    • Anmeldungen exportieren

    Werden keine Rechte ausgewählt, erhält der Benutzer Vollzugriff
    ​

  4. Speichere den neuen Benutzer – er ist nun aktiv und kann sich mit seinen Zugangsdaten einloggen

  5. Bestehende Benutzer können in der Übersicht unter Bearbeiten jederzeit angepasst werden (Daten & Rechte)
    ​

Design

  1. Farben auswählen
    Trage im Feld „Hauptfarbe“ den gewünschten Farbcode ein. Diese Farbe wird für Buttons sowie für die Darstellung von Links in allen Modulen verwendet.
    Wähle unter Theme aus, ob das Design im „Dark“ (dunkel) oder „Light“ (hell) Modus angezeigt werden soll.
    ​

  2. Logo hochladen (für jede Sprachvariante einzeln!)

    • Logo: Lade dein Hauptlogo hoch, das im System angezeigt wird.

    • Logo mit Kontrast zu weißem Hintergrund: Dieses Logo wird in E-Mails verwendet und sollte gut lesbar auf hellem Hintergrund sein.

    • App Icon: Lade hier das App-Icon im PNG-Format hoch, das als Symbol in der Kopfzeile des Dektops oder auf Mobilgeräten angezeigt wird.
      ​

      Das App-Icon ist im quadratischen Format bereitzustellen, damit eine vollständige Darstellung gewährleistet ist.

  3. Bildschirmschoner aktivieren
    Setze das Häkchen bei Touchicon, um den Bildschirmschoner zu aktivieren.

  4. Bilder hochladen
    Ziehe deine Bilder (max. 8 MB, Formate JPG, PNG oder GIF) in den Bereich „Bild hier ablegen“ oder klicke auf Bild auswählen, um Dateien von Ihrem Computer hochzuladen.

  5. Speichern
    Vergesse nicht, deine Änderungen zu speichern, damit das Design aktiv wird.
    ​

Stammdaten

  1. In diesem Modul können folgende Informationen hinterlegt und ausgewählt werden:

    • Guestnet-Seiten Name

    • Kontaktdaten

    • Chats

    • E-Mail-Empfänger

    • Bezeichnung (z. B. Zimmernummer)

  2. Nachdem du die Daten ausgetauscht und auf Speichern geklickt hast, erhälst du einen Authentifizierungscode an deine Kontakt-Mail. Dieser Code muss im dafür vorgesehenen Feld hinterlegt werden. Erst danach sind die Daten endgültig abgespeichert.

  3. Name, Kontaktdaten, Chat

    • Der Guestnet-Seiten Name sollte idealerweise mit dem Betriebsnamen übereinstimmen und wird oben im Tab angezeigt.

    • Die Kontaktdaten dienen unserem Support, um dich an einem allgemeinen Kontakt des Betriebes zu erreichen.

    • Wenn WhatsApp und Reguest-Daten hinterlegt werden, können diese im Quick-Menü freigeschaltet werden.

    • Die Koordinaten (Lat und Lng) werden für Wetterdaten verwendet und regelmäßig mit dem Wettermodul aktualisiert.

    • Bearbeitbare Felder sind entweder weiß hinterlegt oder haben ein Bearbeitungssymbol im grauen Feld. Graue Felder ohne Symbol sind nicht editierbar.
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  4. E-Mails

    • Die hinterlegten E-Mail-Adressen legen fest, welche Kontakte interne Benachrichtigungen erhalten. Dies kann pro Modul definiert werden (Feedback, Wellness & Beauty, Shop, Gutschein, Wochenprogramm, Brötchenbestellung, Menü, Guestnet Order, Menü, Green Option, Kinderpass)

      Beispiel: Wenn ein Gast eine Massage bucht, kann die E-Mail des Mitarbeiters eingetragen werden, der dann sofort benachrichtigt wird.

    • Trenne bei mehreren Empfängern die E-Mail-Adressen mit einem Semikolon (;)

    • Die Kontakt-E-Mail kann nur von unserem Support aus Sicherheitsgründen geändert werden. Für Änderungen schreibe bitte an: [email protected]
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  5. Zimmernummer Bezeichnung

    • Um die Bezeichnung „Zimmernummer“ in Formularen zu ändern, trage einfach eine gewünschte Bezeichnung ein (z. B. Chalet-Nummer, Ferienwohnungsname).

    • Denke daran, die Bezeichnung auch in den anderen Sprachen zu hinterlegen.
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Hauptmenü

Den ausführlichen Artikel findest du hier.

E-Mail Einstellungen

Automatisierte E-Mails, wie Anmeldungs- oder Buchungsbestätigungen (z. B. für Wochenprogramme oder Menü-Bestellungen), werden standardmäßig von der Adresse [email protected] versendet.

Damit diese E-Mails persönlicher wirken, solltest du deine E-Mail-Adresse als Absender hinterlegen. Dafür ist eine Authentifizierung der DNS-Einträge erforderlich.

  1. Gebe die gewünschte E-Mail-Adresse ein, die als Absender verwendet werden soll.
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  2. Lade die Informationen als PDF-Datei herunter und leite diese an deinen E-Mail-Techniker weiter, damit die DNS-Einträge korrekt eingerichtet werden können.

  3. Sobald alle Status in der PDF-Datei auf Grün stehen, sende bitte eine kurze Bestätigung an [email protected], dass die E-Mail-Einstellungen erfolgreich umgesetzt wurden.
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Zahlungen

Sollten für eine Aktivität Kosten anfallen, können diese bereits in der Anmeldung angezeigt und berechnet werden.

Damit Gäste direkt nach der Anmeldung per Kreditkarte zahlen können, informiere zuerst unser Support-Team unter [email protected], damit die Zahlungsfunktion für dich aktiviert wird.

Derzeit kannst du folgende zwei Schnittstellen erstellen:

Mail-Log

Im Mail-Log sind alle automatisierten E-Mails aufgeführt, die von Guestnet versendet werden, z. B. bei Anmeldungen zum Wochenprogramm von Gästen.

Sie können dort überprüfen, wann eine E-Mail versendet wurde und an welchen Empfänger sie ging.

Über die Funktion „Mail ansehen“ kannst du den genauen Inhalt der versendeten E-Mail einsehen.
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Damit auch die an den Betrieb gesendeten E-Mails sichtbar sind, wähle bitte den Filter „Alle Mails“ aus.
E-Mails, die an den Betrieb gesendet wurden, sind im Betreff mit (INTERNAL) gekennzeichnet.
Wenn die E-Mail dort aufscheint, wurde sie von Guestnet versendet.
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Integration

Mit der neuen Integrationsfunktion verbindest du dein Guestnet-System schnell und sicher mit wichtigen externen Tools. Ob PMS, Zahlungssystem oder Digital Key: Alle Schnittstellen lassen sich direkt im Backend einrichten – ohne technischen Mehraufwand. Das spart Zeit und sorgt für durchgehende Automatisierung.

  1. Modul aufrufen
    Gehe in Guestnet zu Einstellungen und wähle links den gewünschten Bereich (z. B. PMS, Payment, Digitalkey usw.)

  2. Freischaltung beantragen
    Falls noch nicht enthalten: Klicke auf Ja, bitte kontaktiert uns, damit unser Customer Success Team die Funktion für dich freischalten kann.
    📌 Hinweis: Es können Kosten entstehen – sowohl seitens Guestnet (je nach Paket und Aufwand) als auch seitens des jeweiligen Systemanbieters.

  3. Anbieter auswählen
    Nach Freischaltung erscheint der Button Integration hinzufügen. Klicke darauf, wähle deinen Anbieter aus der Liste und klicke auf Weiter.

  4. Zugangsdaten eingeben & speichern
    Trage die Zugangsdaten ein, die du direkt von deinem Ansprechpartner beim gewählten Anbieter erhältst. Speichere die Verbindung, sobald alle Felder ausgefüllt sind. Nach erfolgreicher Anbindung wird der Status "Verbunden" angezeigt.

FAQ zum Modul

Werden die Daten gespeichert?

Ja, alle Eingaben werden im Backend gesichert. E-Mail-Kommunikation kann im Mail-Log nachvollzogen werden.

Inhalte in der Gästeansicht werden nicht korrekt oder veraltet angezeigt. Was kann ich tun?

Manchmal kann eine falsche oder veraltete Darstellung der Gästeansicht auf gespeicherte Cookies oder den Browser-Cache zurückzuführen sein.

Bitte folgende Schritte ausprobieren:

  • Browser-Cache und Cookies löschen

  • Seite neu laden

  • Alternativen Browser testen, um auszuschließen, dass es sich um ein lokales Darstellungsproblem handelt.

Sollte das Problem weiterhin bestehen, bitten wir um eine kurze Beschreibung inkl. Screenshot, damit wir den Fall prüfen können.

Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Wenn du dein Passwort für den Zugang zu Guestnet vergessen hast, kannst du es ganz einfach zurücksetzen:

  1. Klicke im Login-Fenster auf „Passwort vergessen?“.

  2. Gib deine Kontaktmail ein, um das Passwort zurückzusetzen

  3. Du erhältst eine E-Mail mit einem Link und den weiteren Schritten zur Vergabe eines neuen Passworts.

  4. Folge dem Link in der E-Mail und wähle ein neues Passwort.

📌 Hinweis: Aus Sicherheitsgründen kann dein Passwort zum Adminbereich von unserem Support-Team nicht eingesehen oder wiederhergestellt werden. Wenn du es vergessen hast, musst du es daher selbst über die Passwort-zurücksetzen-Funktion neu vergeben.

Wie erhalte ich die Zugangsdaten für die Integration?

Die notwendigen Informationen bekommst du direkt von deinem Ansprechpartner beim jeweiligen Systemanbieter. Diese können in Form von Benutzerdaten, API-Token oder Zugangscodes vorliegen – abhängig vom Anbieter.

Kann ich mehrere Systeme gleichzeitig anbinden?

Ja, du kannst in jedem Bereich (PMS, Payment usw.) jeweils eine Integration aktivieren.

Kann ich eine bestehende Verbindung löschen oder ändern?

Ja, nach erfolgreicher Verbindung erscheint die Option Disconnect, mit der du die Verbindung trennen kannst. Danach kann eine neue Konfiguration vorgenommen werden.

Warum wurde die E-Mail an den Gast nicht zugestellt, obwohl sie im Mail-Log angezeigt wird?


Auch wenn im Mail-Log angezeigt wird, dass die E-Mail versendet wurde, kann es sein, dass der Gast die Mail nicht erhalten hat.
Ursache kann sein, dass die Betriebs-E-Mail nicht in den E-Mail Einstellungen hinterlegt wurde. In diesem Fall wird automatisch die Absenderadresse [email protected] verwendet, die von vielen Domains blockiert oder als Spam erkannt wird.

Support

Das Modul Einstellungen ist Teil jedes Guestnet-Pakets [Essential, Premium, Professional]. Unser Customer Success Team hilft dir gerne weiter:
📩 [email protected]

Hat dies deine Frage beantwortet?