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Einstellungen

Zentraler Konfigurationsbereich

Verfasst von Sophie Notdurfter

Einleitung

In den Einstellungen kannst du zentrale Konfigurationsbereiche deines Guestnet-Systems verwalten – vom Design bis zu Zahlungsfunktionen. So gestaltest du deine Plattform individuell, sicher und professionell.

Funktionsübersicht

Diese Funktionen stehen dir im Modul Einstellungen zur Verfügung:

  • Stammdaten: Name der Guestnet-Seite, Kontaktdaten, E-Mail-Empfänger, Koordinaten, WhatsApp/Reguest-Anbindung

  • Benutzerverwaltung: Anlegen, Bearbeiten und Deaktivieren von Admin-Zugängen mit individuellen Rechten

  • E-Mail-Einstellungen: Authentifizierung eigener Absenderadressen für personalisierte Kommunikation

  • Design: Bearbeitung von Hauptmenü, Boxen, Bildern, Impressum und Datenschutz

  • Sicherheitsoptionen: Passwortänderung, 2-Faktor-Authentifizierung, Google Authenticator

  • Mail-Log: Überblick über alle automatisierten Guestnet-E-Mails

  • Zahlungsabwicklung: Anbindung an Mollie für Online-Zahlungen z. B. bei Aktivitäten

  • Marketplace: Integration externer Systeme: PMS, Payment, Digitalkey, Loyalty und Hotelmanagement

Hinweis: DSGVO-Konformität, mobile Optimierung, Rechteverwaltung für Mitarbeiter

So richten Sie das Modul Einstellungen ein

  1. Öffne im Backend den Bereich Einstellungen über das Zahnrad-Symbol oben rechts.
    ​

  2. Wähle den gewünschten Unterbereich: z. B. Stammdaten, Benutzer, E-Mail-Einstellungen usw.
    ​

  3. Befülle oder bearbeite die jeweiligen Felder:
    ​

Zugangsdaten

Der Benutzer ist immer eure Kontakt-E-Mail.

Ändere hier dein aktuelles Passwort
​

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  1. Aktiviere die 2-Faktor-Authentifizierung per E-Mail
    → Nach Eingabe der üblichen Zugangsdaten erhälst du einen Sicherheitscode per E-Mail, um den Login abzuschließen

  2. Alternativ oder zusätzlich kannst du die Google Authenticator App nutzen
    → Diese erzeugt zeitbasierte Codes, die du bei der Anmeldung eingeben musst.
    ​

Benutzer

  1. Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicke auf den Button Neuer Benutzer
    ​

  2. Trage die Daten des neuen Benutzers ein
    → Die E-Mail-Adresse darf noch nicht in Guestnet registriert sein

  3. Wähle die gewünschten Zugriffsrechte für den Benutzer aus:

    • Lesen

    • Bearbeiten

    • Anmeldungen lesen

    • Anmeldungen bearbeiten

    • Anmeldungen exportieren

    Werden keine Rechte ausgewählt, erhält der Benutzer Vollzugriff
    ​

  4. Speichere den neuen Benutzer – er ist nun aktiv und kann sich mit seinen Zugangsdaten einloggen

  5. Bestehende Benutzer können in der Übersicht unter Bearbeiten jederzeit angepasst werden (Daten & Rechte)
    ​

Design

  1. Farben auswählen
    Trage im Feld „Hauptfarbe“ den gewünschten Farbcode ein. Diese Farbe wird für Buttons sowie für die Darstellung von Links in allen Modulen verwendet.
    ​
    ​Wichtig: Zu helle Farben sind automatisch gesperrt.

    Guestnet wandelt den eingegebenen HEX-Code intern in das HSL-Format um (zum Beispiel: 15 %, 12 %, 57 %). Dabei darf der Helligkeitswert (die dritte Zahl im HSL-Wert) den rgb Wert von 210 nicht überschreiten, um eine gute Lesbarkeit sicherzustellen.
    ​
    Wähle unter Theme aus, ob das Design im „Dark“ (dunkel) oder „Light“ (hell) Modus angezeigt werden soll.
    ​

  2. Logo hochladen (für jede Sprachvariante einzeln!)

    • Logo: Lade dein Hauptlogo hoch, das im System angezeigt wird.

    • Logo mit Kontrast zu weißem Hintergrund: Dieses Logo wird in E-Mails verwendet und sollte gut lesbar auf hellem Hintergrund sein.

    • App Icon: Lade hier das App-Icon im PNG-Format hoch, das als Symbol in der Kopfzeile des Dektops oder auf Mobilgeräten angezeigt wird.
      ​

      Das App-Icon ist im quadratischen Format bereitzustellen, damit eine vollständige Darstellung gewährleistet ist.

  3. Bildschirmschoner aktivieren
    Setze das Häkchen bei Touchicon, um den Bildschirmschoner zu aktivieren.

  4. Bilder hochladen
    Ziehe deine Bilder (max. 8 MB, Formate JPG, PNG oder GIF) in den Bereich „Bild hier ablegen“ oder klicke auf Bild auswählen, um Dateien von Ihrem Computer hochzuladen.

  5. Speichern
    Vergiss nicht, deine Änderungen zu speichern, damit das Design aktiv wird.
    ​

Stammdaten

  1. In diesem Modul können folgende Informationen hinterlegt und ausgewählt werden:

    • Guestnet-Seiten Name

    • Kontaktdaten

    • Chats

    • E-Mail-Empfänger

    • Bezeichnung (z. B. Zimmernummer)

  2. Nachdem du die Daten ausgetauscht und auf Speichern geklickt hast, erhälst du einen Authentifizierungscode an deine Kontakt-Mail. Dieser Code muss im dafür vorgesehenen Feld hinterlegt werden. Erst danach sind die Daten endgültig abgespeichert.

  3. Name, Kontaktdaten, Chat

    • Der Guestnet-Seiten Name sollte idealerweise mit dem Betriebsnamen übereinstimmen und wird oben im Tab angezeigt.

    • Die Kontaktdaten dienen unserem Support, um dich an einem allgemeinen Kontakt des Betriebes zu erreichen.

    • Wenn WhatsApp und Reguest-Daten hinterlegt werden, können diese im Quick-Menü freigeschaltet werden.

    • Die Koordinaten (Lat und Lng) werden für Wetterdaten verwendet und regelmäßig mit dem Wettermodul aktualisiert.

    • Bearbeitbare Felder sind entweder weiß hinterlegt oder haben ein Bearbeitungssymbol im grauen Feld. Graue Felder ohne Symbol sind nicht editierbar.
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  4. E-Mails

    • Die hinterlegten E-Mail-Adressen legen fest, welche Kontakte interne Benachrichtigungen erhalten. Dies kann pro Modul definiert werden (Feedback, Wellness & Beauty, Shop, Gutschein, Wochenprogramm, Brötchenbestellung, Menü, Guestnet Order, Menü, Green Option, Kinderpass)

      Beispiel: Wenn ein Gast eine Massage bucht, kann die E-Mail des Mitarbeiters eingetragen werden, der dann sofort benachrichtigt wird.

    • Trenne bei mehreren Empfängern die E-Mail-Adressen mit einem Semikolon (;)

    • Die Kontakt-E-Mail kann nur von unserem Support aus Sicherheitsgründen geändert werden. Für Änderungen schreibe bitte an: [email protected]
      ​

  5. Zimmernummer Bezeichnung

    • Um die Bezeichnung „Zimmernummer“ in Formularen zu ändern, trage einfach eine gewünschte Bezeichnung ein (z. B. Chalet-Nummer, Ferienwohnungsname).

    • Denke daran, die Bezeichnung auch in den anderen Sprachen zu hinterlegen.
      ​

Hauptmenü

Den ausführlichen Artikel findest du hier.

E-Mail Einstellungen

Automatisierte E-Mails, wie Anmeldungs- oder Buchungsbestätigungen (z. B. für Wochenprogramme oder Menü-Bestellungen), werden standardmäßig von der Adresse [email protected] versendet.

Damit diese E-Mails persönlicher wirken, solltest du deine E-Mail-Adresse als Absender hinterlegen. Dafür ist eine Authentifizierung der DNS-Einträge erforderlich.

  1. Gebe die gewünschte E-Mail-Adresse ein, die als Absender verwendet werden soll.
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  2. Lade die Informationen als PDF-Datei herunter und leite diese an deinen E-Mail-Techniker weiter, damit die DNS-Einträge korrekt eingerichtet werden können.

  3. Sobald alle Status in der PDF-Datei auf Grün stehen, sende bitte eine kurze Bestätigung an [email protected], dass die E-Mail-Einstellungen erfolgreich umgesetzt wurden.
    ​

Mail-Log

Im Mail-Log kannst du die über Guestnet versendeten E-Mails kontrollieren und nachvollziehen.

Dazu gehören beispielsweise:

  • Willkommensmails

  • Bestätigungen und Erinnerungen zu Wochenprogramm-Anmeldungen

  • Bestell- und Zahlungsbestätigungen für Gäste

  • interne Benachrichtigungen über Bestellungen, Anfragen oder Anmeldungen an den Betrieb

Nur Gäste-Mails und alle Mails

Über die beiden Filter kannst du auswählen, welche Nachrichten angezeigt werden:

  • Nur Gäste-Mails: Hier siehst du ausschließlich gastbezogene E-Mails, beispielsweise Willkommensmails, Anmeldebestätigungen, Erinnerungen oder Bestellbestätigungen.

  • Alle Mails: Hier werden zusätzlich die internen Benachrichtigungen angezeigt, die an den Betrieb gesendet wurden.

Interne Nachrichten erkennst du am Zusatz „(INTERNAL)“ im Betreff.
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​

Informationen im Mail-Log

In der Übersicht findest du folgende Angaben:

  • Uhrzeit: Datum und Uhrzeit des Versands

  • Betreff: Art und Inhalt der Nachricht

  • Empfänger: E-Mail-Adresse, an welche die Nachricht gesendet wurde

  • Absender: Wird in der Ansicht „Alle Mails“ zusätzlich angezeigt

  • Status: Zeigt an, ob die E-Mail zugestellt werden konnte

  • Aktionen: Öffnen der E-Mail oder ihrer Textversion

Über das Suchfeld kannst du gezielt nach bestimmten E-Mails, Empfängern oder Betreffzeilen suchen.

Inhalt einer E-Mail ansehen

Klicke bei der gewünschten Nachricht auf „Mail ansehen“. Dadurch öffnet sich eine Vorschau der versendeten E-Mail.

Du kannst dort kontrollieren:

  • wie die E-Mail dargestellt wurde,

  • welcher Inhalt versendet wurde,

  • welche Links oder Zugangsdaten enthalten waren,

  • welches Logo angezeigt wurde.

Über „Textversion“ kannst du zusätzlich die reine Textfassung der E-Mail öffnen.

Zustellstatus kontrollieren

Der Status zeigt an, ob die E-Mail erfolgreich zugestellt werden konnte:

  • Zugestellt: Die E-Mail wurde erfolgreich an den Mailserver des Empfängers übermittelt.

  • Unzustellbar: Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden.

Fahre mit dem Mauszeiger über den Status „Unzustellbar“, um die genaue Fehlermeldung und den Grund für die fehlgeschlagene Zustellung anzuzeigen.

So kannst du beispielsweise erkennen, ob die E-Mail-Adresse ungültig ist, vom Empfänger abgewiesen wurde oder sich auf einer Sperrliste des Versanddienstleisters befindet.

Hinweis: Der Status „Zugestellt“ bestätigt die technische Übermittlung der E-Mail. Er zeigt nicht an, ob der Empfänger die Nachricht bereits geöffnet oder gelesen hat.

Fehler - Log

Im Fehler-Log könnt ihr aufgetretene Fehler zentral einsehen und nachvollziehen. Jeder Eintrag wird automatisch einem Bereich zugeordnet, zum Beispiel PMS, Zahlungen, Mail, Bestellungen, E-Charging, Hotelbetrieb oder Upload. So erkennt ihr direkt, in welchem Modul das Problem aufgetreten ist.

Die Liste kann nach Kategorie, Zeitraum und über die Freitextsuche gefiltert werden. Dabei werden nur jene Kategorien als Filter angezeigt, die tatsächlich in eurem Fehler-Log vorkommen.

In der Detailansicht findet ihr die vollständige Fehlermeldung. Erweiterte technische Informationen wie der Stack Trace und der Request-Kontext sind ausschließlich für den Guestnet-Support sichtbar und helfen bei der genaueren Fehleranalyse.

Der Zugriff auf das Fehler-Log kann über eine eigene Berechtigung für jeden Nutzer individuell gesteuert werden. Die Einträge werden 21 Tage lang gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Marketplace

Mit der Integrationsfunktion verbindest du dein Guestnet schnell und sicher mit wichtigen externen Tools. Ob PMS, Zahlungssystem oder Digital Key: Alle Schnittstellen lassen sich direkt im Backend einrichten – ohne technischen Mehraufwand. Das spart Zeit und sorgt für durchgehende Automatisierung.

  1. Modul aufrufen
    Gehe in Guestnet zu Einstellungen und wähle links den gewünschten Bereich (z. B. PMS, Loyalty, Digitalkey usw.)

  2. Freischaltung beantragen
    Falls noch nicht enthalten: Klicke auf Ja, bitte kontaktiert mich, damit unser Customer Success Team die Funktion für dich freischalten kann.
    ​
    📌 Hinweis: Es können Kosten entstehen – sowohl seitens Guestnet (je nach Paket und Aufwand) als auch seitens des jeweiligen Systemanbieters.

  3. Anbieter auswählen
    Nach Freischaltung erscheint der Button Integration hinzufügen. Klicke darauf, wähle deinen Anbieter aus der Liste und klicke auf Weiter.
    ​

  4. Zugangsdaten eingeben & speichern
    Trage die Zugangsdaten ein, die du direkt von deinem Ansprechpartner beim gewählten Anbieter erhältst. Speichere die Verbindung, sobald alle Felder ausgefüllt sind. Nach erfolgreicher Anbindung wird der Status "Verbunden" angezeigt.

FAQ

Werden die Daten gespeichert?

Ja, alle Eingaben werden im Backend gesichert. E-Mail-Kommunikation kann im Mail-Log nachvollzogen werden.

Inhalte in der Gästeansicht werden nicht korrekt oder veraltet angezeigt. Was kann ich tun?

Manchmal kann eine falsche oder veraltete Darstellung der Gästeansicht auf gespeicherte Cookies oder den Browser-Cache zurückzuführen sein.

Bitte folgende Schritte ausprobieren:

  • Browser-Cache und Cookies löschen

  • Seite neu laden

  • Alternativen Browser testen, um auszuschließen, dass es sich um ein lokales Darstellungsproblem handelt.

Sollte das Problem weiterhin bestehen, bitten wir um eine kurze Beschreibung inkl. Screenshot, damit wir den Fall prüfen können.

Was bedeutet die Fehlermeldung „too many login failures“ beim Login in den Adminbereich?

Die Fehlermeldung „too many login failures“ erscheint, wenn die Zugangsdaten zu oft falsch eingegeben wurden. Nach einer Sperrzeit von 15 Minuten ohne weiteren Login-Versuch kann der Login erneut durchgeführt werden.

Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Wenn du dein Passwort für den Zugang zu Guestnet vergessen hast, kannst du es ganz einfach zurücksetzen:

  1. Klicke im Login-Fenster auf „Passwort vergessen?“.

  2. Gib deine Kontaktmail ein, um das Passwort zurückzusetzen

  3. Du erhältst eine E-Mail mit einem Link und den weiteren Schritten zur Vergabe eines neuen Passworts.

  4. Folge dem Link in der E-Mail und wähle ein neues Passwort.

📌 Hinweis: Aus Sicherheitsgründen kann dein Passwort zum Adminbereich von unserem Support-Team nicht eingesehen oder wiederhergestellt werden. Wenn du es vergessen hast, musst du es daher selbst über die Passwort-zurücksetzen-Funktion neu vergeben.

Wie erhalte ich die Zugangsdaten für die Integration?

Die notwendigen Informationen bekommst du direkt von deinem Ansprechpartner beim jeweiligen Systemanbieter. Diese können in Form von Benutzerdaten, API-Token oder Zugangscodes vorliegen – abhängig vom Anbieter.

Kann ich mehrere Systeme gleichzeitig anbinden?

Ja, du kannst in jedem Bereich (PMS, Payment usw.) jeweils eine Integration aktivieren.

Kann ich eine bestehende Verbindung löschen oder ändern?

Ja, nach erfolgreicher Verbindung erscheint die Option Disconnect, mit der du die Verbindung trennen kannst. Danach kann eine neue Konfiguration vorgenommen werden.

Warum wurde die E-Mail an den Gast nicht zugestellt, obwohl sie im Mail-Log angezeigt wird?


Auch wenn im Mail-Log angezeigt wird, dass die E-Mail versendet wurde, kann es sein, dass der Gast die Mail nicht erhalten hat.
Ursache kann sein, dass die Betriebs-E-Mail nicht in den E-Mail Einstellungen hinterlegt wurde. In diesem Fall wird automatisch die Absenderadresse [email protected] verwendet, die von vielen Domains blockiert oder als Spam erkannt wird.

Support

Unser Customer Success Team hilft dir gerne weiter:
📩 [email protected]

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