Wenn es vorkommt, dass die Willkommensmail nicht versendet wird oder dass sich der Gast nicht einloggen kann, kannst Du folgende Punkte prüfen, damit die Login Funktion funktioniert:

Sollten Daten, wie die Mail erst nach Check In aktualisiert werden in ASA, so dauert die Aktualisierung 60 min. Noch nicht eingecheckte Reservierungen werden alle 15 min aktualisiert.

Sollten alle der oben genannten Punkte erfüllt sein und der Gast wird trotzdem noch nicht bei "Aktuelle Gäste" angezeigt, so bitten wir, uns direkt eine Mail an [email protected] mit Nachname, Mail und Zimmernr. des Gastes zuzusenden.

Wenn du die Pre-Check In Login Funktion aktiviert hast, kann sich der Gast bereits vor Check In mit seinem Nachname und seiner Reservierungsnummer einloggen. Auch hier gilt:

Die Self-Check In Seite ist unter folgenden URLs erreichbar und kann in Korrespondenz-Systeme eingebunden und mit dem Gast kommuniziert werden:

Mit folgenden Parametern können Informationen an den Self-Check In übertragen werden.

Beispiel: https://hospitality.guestnet.info/self-checkin/?arrival=2020-06-18&departure=2020-06-20&name=max&surname=mustermann&reservation=12345

Bitte berücksichtigen:

In manchen Fällen wird ein ASA-Betrieb für mehrere Häuser verwendet. Standardmäßig erhalten wir vom ASA-Techniker eine Schnittstelle, über die wir die Daten aller Gäste erhalten. Es kann jedoch vorkommen, dass nur die Gäste eines bestimmten Hauses sich im Guestnet einloggen sollen.
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In diesem Fall müsst ihr uns einfach die entsprechenden Haus Kodes an Support senden [email protected].
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Die genauen Hausnamen und Codes findet ihr in ASA unter Hotel > Vorgaben > Häuser.

Wenn mehrere Zimmer auf die selbe Reservierung laufen, dann werden die Konten nicht automatisch in Guestnet pro Gast angezeigt. Damit dies aber trotzdem nach Zimmer aufgeteilt wird, muss in ASA bei der gewünschten Reservierung nur eine kleine Einstellung geändert werden. Dafür die Reservierung öffnen und anschließen Konten. Bei Konten "Getrennte Konten pro Zimmer" auswählen.

Sobald die Daten neu an Guestnet übertragen wurden, werden sie richtig angezeigt.

Damit Rechnungsposten, wie z.B. eine Überraschung, den Gast nicht angezeigt werden, kann dies wie folgt gelöst werden:

Beim gewünschten Gast bei "Konten" “Konten anlegen" oder ein "R-Konto" erstellen. Die Konsumation/Leistung/Extra, welche nicht in Guestnet beim Gast aufscheinen darf auf dieses Konto geben und anschließend auf Definitiv stellen. Bei der Auflistung wird der Posten nicht mehr angezeigt. Beim Check-Out das Konto löschen und wieder alles wie gewünscht anlegen

Achtung: damit es nicht beim Check-Out vergessen wird diesen Posten zu verrechnen, sollte eine Notiz bei "Hinweis Check Out" hinterlegt werden

In Deutschland/Österreich ein Konto anlegen, bei Dokumenttyp Lieferschein auswählen und auf Definitiv stellen. Bevor der Gast bezahlt herauslöschen und wie gewünscht anlegen.

Sollte Lieferscheine noch nicht angelegt sein, dann bei "Systemkonfiguration" > "Betrieb" > "Abrechnung" > "Sonstiges" > unter dem Punkt "Bezahlungslimit" scheint "Lieferscheine verwalten" auf. Diese auf aktiv setzten. Es ist als Dokumenttyp anschließend auswählbar.

Wenn die Schnittstelle zu ASA aktiv ist, können Bestellungen aus den Modulen Brötchenservice, Roomservice und Shop direkt als Extra in ASA gebucht werden.

Um die Schnittstelle einzurichten, muss in ASA ein Produkt anlegt werden und der Kode dieses Produkts an [email protected] gesendet werden. Idealerweise sollte ein einheitlicher Code verwendet werden, z.B. "GUESTNET-ROOMSERVICE", "GUESTNET-SHOP" usw..

Pro Modul kann ein Artikel in ASA hinterlegt werden.

Wenn der Gast den Roomservice bestellst, wird der Gesamtbetrag als Extra in ASA hinterlegt, auch wenn die Bestellung erst für einen späteren Zeitpunkt bestellt wird.

Im aufgebuchten Extra sind als Info alle bestellten Einträge hinterlegt.
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Die Bestellung wird wie gewohnt per E-Mail, SMS oder falls konfiguriert, an den Bondrucker gesendet.

Die Frühstücksbestellung wird immer nach Bestellungsschluss innerhalb 30 Minuten aufgebucht, sodass auch noch evtl. Abänderungen beachtet werden und nur die finale Bestellung übertragen wird.

Genauere Informationen finden Sie hier.

Das für den Gäste-Login erforderliche Passwort zur Anmeldung mit "Zimmernummer" und "Passwort" ist identisch mit dem im ASA hinterlegten Passwort:

ACHTUNG: das Password soll aber nie hier kontrolliert werden und nicht dem Gast gesendet werden. Das Passwort soll in ASA auf keinen Fall geändert werden! Diese werden nach der Änderung nicht in Guestnet übertragen. Guestnet übernimmt nicht das Passwort, wenn es in ASA nachträglich geändert wird. Der Gast erhält das Passwort per Mail. Sollte in ASA eine falsche Einstellung vorhanden sein, kann es passieren, dass in ASA kein Password automatisch generiert wird, wenn in diesem Fall dass Password in ASA fehlt, generiert Guestnet automatisches eines. Hierzu soll immer das Password geprüft werden, welches in der Mail dem Gast zugesendet wird.
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Der beste Weg, um das Password zu prüfen, ist es folgende Felder im Modul "Mein Aufenthalt" auszufüllen und die eigene Hotel-Mail zu hinterlegen um sich dann als Gast einzuloggen, so könnt ihr überprüfen, ob das Password funktioniert, oder ob eine Fehlermeldung aufscheint:

Auch wenn der Gast eingecheckt ist, wird die "Ortstaxe" erst bei den "Leistungen" aufgebucht, sobald im Gästebereich bei Konten ein "Konto" erstellt wurde. Vorher sind bei den "Leistungen" keine Ortstaxen hinterlegt. Guestnet zeigt den Gast nur die hinterlegten Posten an.

Die Angaben werden nur als Anfrage per E-Mail an das Hotel gesendet. In ASA ist eine Buchung nur möglich, wenn der Gast direkt mit eingebucht wird.

Die Check-in- und Check-out-Zeiten, die dem Gast angezeigt werden, basieren auf den Standardzeiten, die in ASA hinterlegt sind. Wenn dort beispielsweise als Standardzeit für den Check-out 11:00 Uhr eingestellt ist, wird genau diese Zeit auch in der Gästeansicht übernommen.

Wenn ein Late-Check-out gebucht wird und bei der Zeit hinterlegt wurde, wird die aktualisierte Uhrzeit automatisch aus ASA übernommen und beim Gast korrekt angezeigt.